Maintenance des données

L’assistant de maintenance des données vous présente l’un après l’autre les contacts auxquels il manque certaines informations. Vous l’ouvrez via Plus › « Assistant de maintenance des données » ou via la tuile « Maintenance des données » de l’écran d’accueil.

Vous choisissez d’abord les champs dans les groupes « Linknor » (par exemple formule d’appel ou profil de réseau social) et « Carnet d’adresses » (par exemple photo, téléphone ou anniversaire). Sous « Déroulement », vous définissez l’« Ordre » et le nombre de « Contacts par série » que vous voulez traiter : 10, 25, 50 ou « Tous ».

Sur chaque carte, vous voyez « Contact x sur y » et uniquement les champs manquants. Ce que vous ne savez pas, vous le mettez de côté via « Ignorer » : « Plus tard », « Reporter de 30 jours », « Reporter définitivement » ou « Champ non récupérable » pour un champ précis. À la fin d’une série, vous choisissez « Portion suivante », « Choisir d’autres champs » ou « OK ».

Comment faire

1. Touchez Plus › « Assistant de maintenance des données ».
2. Cochez les champs que vous souhaitez compléter.
3. Choisissez l’ordre et la taille de la série, puis touchez « C’est parti ».
4. Saisissez les informations manquantes et touchez « Enregistrer ».

La section « Qualité des données » de l’écran d’accueil affiche trois compteurs : « Sans organisation », « Sans rencontre récente » et « Sans notes ». Touchez un compteur pour voir la liste des contacts concernés.

Chaque ligne vous propose directement l’étape suivante adaptée : « Attribuer une organisation → », « Saisir une rencontre → » ou « Ajouter des notes → ». Pour les notes, la fiche « Ajouter une note » s’ouvre. Votre texte est ajouté à la note générale du contact ; avec « Enregistrer », vous le validez.

Lorsque tous les contacts sont complets, la liste indique « Tous les contacts sont complets ».

Avec une demande de mise à jour, vous laissez une autre personne, par exemple un assistant, combler les lacunes de vos contacts. Vous la lancez via Plus › « Déléguer la mise à jour des données » ou sur l’écran d’accueil, dans la tuile « Maintenance des données », avec « Nouvelle demande ».

L’assistant comporte trois étapes. Sous « Destinataire », vous saisissez le nom et l’e-mail ; les contacts Linknor correspondants sont proposés. À la deuxième étape, vous choisissez le « Paramètre par défaut » (« Principal », « Par défaut », « Complet » ou « Personnalisé »), les champs et, sous « Validité », au bout de combien de jours la demande expire. « Remplir uniquement les champs manquants » limite la demande aux champs vides. À la troisième étape, vous sélectionnez les contacts, au besoin filtrés par organisation ou via « Sélection aléatoire ».

Avec « Envoyer », Linknor génère un fichier ZIP chiffré et ouvre la feuille de partage du système. Vous décidez comment l’envoyer. Linknor affiche ensuite le mot de passe, que vous transmettez par un autre canal. Vous ouvrez le fichier de réponse avec Linknor ou via « Importer la réponse » dans la demande.

• « Vue d’ensemble » dans la tuile « Maintenance des données » liste toutes les demandes avec leur statut, par exemple brouillon, envoyé, partiel ou terminé.
• Vous pouvez annuler pendant 30 jours les compléments acceptés dans le journal de maintenance.

Sous Plus › « Détecter les doublons », vous trouvez les entrées en double. En haut, vous choisissez entre « Contacts » et « Carnets d’adresses ».

En mode « Contacts », Linknor recherche des numéros de téléphone et des adresses e-mail identiques ainsi que des noms similaires. Touchez « Scanner maintenant ». Chaque groupe « Doublons possibles » comporte le bouton « Fusionner ». Vous y choisissez le contact principal ; les rencontres, rôles, tags et notes des autres entrées lui sont transférés. L’« Aperçu » montre le résultat avant que vous confirmiez avec « Fusionner maintenant ». Ce mode ne modifie que les données Linknor.

En mode « Carnets d’adresses », vous vérifiez vos contacts iOS. Choisissez les carnets d’adresses et touchez « Scanner maintenant ». Un groupe qui n’est pas un doublon peut être masqué définitivement avec « Pas un doublon ». Lors de la fusion, vous choisissez le contact cible et, pour chaque champ, « Appliquer » ou « Ne pas appliquer ».