Organisations

L’onglet « Organisations » affiche toutes les organisations par ordre alphabétique. Chaque ligne indique le logo ou le symbole du type, le nom, un éventuel libellé, la ligne « Type · Niveau · Lieu » et, à droite, le nombre de membres. Toucher une ligne ouvre le profil de l’organisation. Les sous-groupes ne figurent pas dans cette liste, mais uniquement dans le profil de leur organisation principale.

Des organisations portant le même nom mais avec un autre niveau ou un autre lieu sont des entrées distinctes, par exemple une association au niveau municipal et une au niveau régional.

• Champ de recherche « Rechercher un nom, un niveau, un lieu ou un rôle » : trouve aussi les intitulés de rôle et les noms des membres.
• Filtres « Type », « Niveau » et « Lieu » au-dessus de la liste ; « Réinitialiser » lève tous les filtres.
• Menu « … » en haut à droite : « Nouvelle organisation » et « Détection automatique d’entreprises ».
• Balayer une ligne vers la gauche ou appuyer longuement : supprimer l’organisation. Linknor demande confirmation avant. Les contacts, documents et rencontres sont conservés, seuls les liens sont supprimés.

Vous créez de nouvelles organisations via « … » › « Nouvelle organisation », avec une liste vide via « Créer une organisation », ou par l’action rapide de l’onglet « Accueil ». Le formulaire « Créer une organisation » s’ouvre avec le nom, le type, le niveau, le lieu, le libellé et la description. La section « Modifier une organisation » explique les champs.

La « Détection automatique d’entreprises » parcourt vos contacts liés à la recherche d’une même entreprise et d’un même lieu professionnel. À partir de deux contacts ayant la même combinaison, Linknor crée une organisation de type Entreprise, avec la ville comme lieu, et y attribue les contacts avec le rôle « Employé(e) ». Le message « Détection d’entreprises » indique combien de liens ont été créés.

Touchez une organisation dans la liste. En haut se trouve la carte d’en-tête avec le logo, le nom, « Type · Niveau · Lieu » et la description. En dessous suivent des cartes que vous dépliez et repliez via leur en-tête : « Libellé alternatif et en-tête », « Sous-groupes », « Rencontres », « Membres et rôles », « Tâches », « Anniversaires » et « Documents et contenus ».

Si l’organisation est liée à une liste, la carte « Dans les listes et groupes » apparaît à la fin ; la toucher ouvre la liste.

Le menu « … » en haut à droite regroupe les actions : « Modifier », « Ajouter un membre », « Ajouter un document », « Attribuer contenu existant », « Exporter PDF » et « Supprimer l’organisation ». Avant la suppression, Linknor demande confirmation ; les contacts, documents et rencontres sont conservés.

Via « … » › « Modifier », vous ouvrez le formulaire « Modifier l’organisation ». Il comporte les parties « Nom et type », « Niveau », « Lieu », « Libellé alternatif » et « Description ».

Le nom, le type, le niveau et le lieu forment ensemble l’identité de l’organisation. Chaque combinaison différente constitue une organisation distincte. Si la nouvelle combinaison existe déjà, Linknor fusionne les deux entrées avec tous leurs liens au lieu de créer un doublon. Le libellé alternatif ne modifie pas l’identité.

• « Type » : Parti, Groupe parlementaire, Entreprise, Association, Administration, École, Église, Initiative, Club ou Autre.
• Vous choisissez le « Niveau » et le « Lieu » dans vos données de base. S’il manque une entrée, vous la créez directement ici avec « Ajouter un niveau » ou « Ajouter un lieu ».
• « Description » : saisir le texte ou le dicter avec « Dicter » (utilise le micro).
• Le « ? » en haut ouvre l’aide rapide du formulaire.

La carte « Libellé alternatif et en-tête » détermine comment l’organisation apparaît dans les PDF et les en-têtes de lettre. En haut figure, pour contrôle, l’identité « Nom · Type · Niveau · Lieu ». Le libellé n’est qu’une désignation alternative, par exemple une forme courte ou le nom d’un comité ; il ne modifie pas l’identité.

Les modifications dans la carte restent à l’état de brouillon jusqu’à ce que vous touchiez « Enregistrer ». « Réinitialiser » supprime à nouveau le libellé, le logo et l’adresse.

• « Choisir un logo » reprend une image de votre photothèque.
• « Logo depuis le web » lance une recherche d’images avec le libellé ou le nom. Vous recadrez ensuite le logo et touchez « Appliquer ».
• « Adresse postale pour en-tête » : rue, code postal, ville et pays. L’adresse apparaît sur les en-têtes de lettre et dans la vue carte.

Les sous-groupes représentent les instances au sein d’une organisation, par exemple un conseil, un comité ou un groupe de travail. Dans la carte « Sous-groupes », touchez « Créer un sous-groupe », choisissez le « Type » et saisissez un nom. Le sous-groupe reprend le type, le niveau et le lieu de l’organisation principale.

Les sous-groupes n’apparaissent que dans le profil de l’organisation principale, pas dans la liste des organisations. Leur propre profil comporte en haut une pastille qui ramène à l’organisation principale. Vous y gérez les membres, les réunions, les tâches et les documents comme pour toute organisation. Dans la carte « Rencontres » de l’organisation principale, l’interrupteur « Y compris les sous-groupes » inclut les réunions des sous-groupes.

• Types : Conseil de surveillance, Conseil consultatif, Conseil, Conseil d’administration, Comité, Groupe de travail, Département, Équipe, Autre.

La carte « Membres et rôles » liste les membres actuels avec « Rôle · Niveau · Lieu » et l’indicateur « Actif ». Touchez une personne pour ouvrir son profil. Le champ de recherche « Rechercher un nom ou un rôle… » et les pastilles de filtre par rôle permettent d’affiner la liste ; toucher une seconde fois une pastille lève le filtre.

Pour ajouter un membre, touchez « + » dans la carte ou « … » › « Ajouter un membre ». Saisissez en haut le « Rôle » (prérempli avec « Membre »), cherchez le contact et touchez le plus vert. Le rôle reprend le niveau et le lieu de l’organisation. Les personnes déjà membres n’apparaissent pas dans la sélection. « OK » ferme la fiche.

• Retirer un membre : appuyez longuement sur la ligne › « Supprimer le membre » et confirmez. Le contact est conservé, seul son rôle dans cette organisation disparaît.

La carte « Rencontres » affiche les dernières réunions de l’organisation avec la date, le titre, le nombre de participants ainsi que de présents et d’absents. Toucher une réunion ouvre la rencontre. En dessous se trouvent trois actions.

• « Enregistrer une réunion » ouvre une nouvelle rencontre déjà liée à l’organisation. Ses membres figurent sous « Participants et présence ». « Tous présents » ou « Tous absents » définit le statut pour tous ; vous corrigez ensuite les personnes une par une.
• « Importer depuis le calendrier » reprend des rendez-vous de votre calendrier. Choisissez le calendrier en haut, cochez les rendez-vous et touchez « Importer (n) ». L’organisation est déjà attribuée ; les rendez-vous déjà saisis portent la mention « Déjà enregistré ».
• « Ouvrir la matrice de présence » affiche les personnes en lignes et les réunions en colonnes, avec pour chaque case présent, absent ou inconnu, et à droite le taux. Les personnes en dessous de 50 % sont signalées à partir de deux réunions prises en compte. Le symbole Partager transmet la matrice en PDF.

La carte « Tâches » affiche les tâches ouvertes de l’organisation, triées par priorité et par échéance. Avec « Nouvelle tâche », vous en créez une. Toucher le cercle la coche, toucher la ligne l’ouvre pour la modifier. « Afficher les terminées » affiche les tâches terminées.

La carte « Anniversaires » rassemble les occasions des membres dans les douze prochains mois : anniversaires, anniversaires de mandat et événements de vie, chacun avec la date et le nombre de jours restants.

• S’il manque la date d’entrée pour des rôles, le message « n mandats sans date d’entrée » apparaît. Il ouvre l’assistant « Compléter les dates d’entrée » : choisissez la date pour chaque personne et touchez « Enregistrer et continuer » ou « Ignorer ». À partir de cette date, Linknor calcule les anniversaires de mandat.

La carte « Documents et contenus » liste tous les contenus liés à l’organisation, les plus récents en premier. Toucher un contenu l’ouvre. À partir de deux types de contenu, vous filtrez avec des pastilles comme « Document » ou « Appel ». Un appui long propose « Modifier », « Ouvrir le lien » et « Supprimer ».

L’en-tête de la carte comporte trois boutons. « Ajouter un document » et « Attribuer contenu existant » dans le menu « … » mènent aux mêmes fiches.

• Scanner un document : ouvre le scanner de documents de l’appareil photo. La numérisation arrive en PDF dans la boîte de réception et est liée à l’organisation.
• Lier un contenu existant : ouvre « Attribuer le contenu ». Cochez un ou plusieurs contenus et touchez « Attribuer (n) ». Des pastilles indiquent à quelles organisations un contenu est déjà lié.
• Créer un nouveau contenu : ouvre « Ajouter un contenu » avec la catégorie, le titre, le texte (aussi par « Dicter »), l’image, le fichier et l’URL. Le lien avec l’organisation est déjà renseigné.

Via « … » › « Exporter PDF », vous créez un PDF de l’organisation. Linknor l’affiche dans un aperçu. Le symbole Partager vous permet de l’enregistrer ou de l’envoyer avec les possibilités habituelles d’iOS. Le libellé, le logo et l’adresse de l’en-tête sont intégrés au document.

• « Aperçu de l’organisation » : données principales, indicateurs et liste des membres.
• « Rapport complet organisation » : en plus, les rencontres, les documents et les sous-groupes.
• « Rapport avec profils des membres » : en plus, un profil par membre.
• « Liste des membres uniquement (compacte) » : uniquement les membres, sous forme courte.
• « Liste des membres avec profils » : les membres avec des profils détaillés.