Organisationen

Der Tab „Organisationen“ zeigt alle Organisationen alphabetisch. Jede Zeile nennt Logo oder Typ-Symbol, den Namen, ein eventuelles Label, die Zeile „Typ · Ebene · Ort“ und rechts die Zahl der Mitglieder. Ein Tipp öffnet das Organisationsprofil. Untergruppen stehen nicht in dieser Liste, sondern nur im Profil ihrer Hauptorganisation.

Gleichnamige Organisationen mit anderer Ebene oder anderem Ort sind eigenständige Einträge, etwa ein Verein auf kommunaler und einer auf Landesebene.

• Suchfeld „Name, Ebene, Ort oder Rolle suchen“: findet auch Rollentitel und Namen von Mitgliedern.
• Filter „Typ“, „Ebene“ und „Ort“ über der Liste; „Zurücksetzen“ hebt alle Filter auf.
• Menü „…“ oben rechts: „Neue Organisation“ und „Firmen-Auto-Erkennung“.
• Zeile nach links wischen oder lange drücken: Organisation löschen. Linknor fragt vorher nach. Kontakte, Dokumente und Begegnungen bleiben erhalten, nur die Verknüpfungen werden gelöst.

Neue Organisationen legst du über „…“ › „Neue Organisation“ an, bei leerer Liste über „Organisation anlegen“ oder per Schnellaktion im Tab „Start“. Es öffnet sich das Formular „Organisation anlegen“ mit Name, Typ, Ebene, Ort, Label und Beschreibung. Die Felder erklärt der Abschnitt „Organisation bearbeiten“.

Die „Firmen-Auto-Erkennung“ durchsucht deine verknüpften Kontakte nach gleicher Firma und gleichem Geschäftsort. Ab zwei Kontakten mit derselben Kombination legt Linknor eine Organisation vom Typ Unternehmen an, mit der Stadt als Ort, und ordnet die Kontakte mit der Rolle „Mitarbeiter:in“ zu. Der Hinweis „Firmen-Erkennung“ meldet, wie viele Verknüpfungen neu entstanden sind.

Tippe in der Liste auf eine Organisation. Oben steht die Kopfkarte mit Logo, Name, „Typ · Ebene · Ort“ und Beschreibung. Darunter folgen Karten, die du über ihren Kopf ein- und ausklappst: „Alternatives Label & Briefkopf“, „Untergruppen“, „Begegnungen“, „Mitglieder & Rollen“, „Aufgaben“, „Jubiläen“ und „Dokumente & Inhalte“.

Ist die Organisation mit einer Liste verknüpft, erscheint am Ende die Karte „In Listen & Verteilern“; ein Tipp öffnet die Liste.

Das Menü „…“ oben rechts bündelt die Aktionen: „Bearbeiten“, „Mitglied hinzufügen“, „Dokument hinzufügen“, „Vorhandenen Inhalt zuweisen“, „PDF exportieren“ und „Organisation löschen“. Vor dem Löschen fragt Linknor nach; Kontakte, Dokumente und Begegnungen bleiben erhalten.

Über „…“ › „Bearbeiten“ öffnest du das Formular „Organisation bearbeiten“. Es hat die Bereiche „Name & Typ“, „Ebene“, „Ort“, „Alternatives Label“ und „Beschreibung“.

Name, Typ, Ebene und Ort bilden zusammen die Identität der Organisation. Jede abweichende Kombination ist eine eigene Organisation. Gibt es die neue Kombination bereits, führt Linknor beide Einträge mit allen Verknüpfungen zusammen, statt eine Dublette anzulegen. Das alternative Label ändert die Identität nicht.

• „Typ“: Partei, Fraktion, Unternehmen, Verein, Behörde, Schule, Kirche, Initiative, Club oder Sonstige.
• „Ebene“ und „Ort“ wählst du aus deinen Stammdaten. Fehlt ein Eintrag, legst du ihn mit „Neue Ebene anlegen“ bzw. „Neuen Ort anlegen“ direkt hier an.
• „Beschreibung“: Text tippen oder mit „Diktieren“ einsprechen (nutzt das Mikrofon).
• Das „?“ oben öffnet die Kurzhilfe zum Formular.

Die Karte „Alternatives Label & Briefkopf“ legt fest, wie die Organisation in PDFs und Briefköpfen erscheint. Oben steht zur Kontrolle die Identität „Name · Typ · Ebene · Ort“. Das Label ist nur eine alternative Bezeichnung, etwa eine Kurzform oder ein Gremienname; es verändert die Identität nicht.

Änderungen in der Karte bleiben ein Entwurf, bis du „Sichern“ tippst. „Zurücksetzen“ entfernt Label, Logo und Anschrift wieder.

• „Logo wählen“ übernimmt ein Bild aus deiner Fotomediathek.
• „Logo aus dem Web“ startet eine Bildsuche mit dem Label oder Namen. Danach schneidest du das Logo zu und tippst „Übernehmen“.
• „Briefkopf-Postanschrift“: Straße, PLZ, Ort und Land. Die Adresse erscheint auf Briefköpfen und in der Karten-Übersicht.

Untergruppen bilden Gremien innerhalb einer Organisation ab, etwa Vorstand, Ausschuss oder Arbeitskreis. Tippe in der Karte „Untergruppen“ auf „Untergruppe anlegen“, wähle die „Art“ und gib einen Namen ein. Typ, Ebene und Ort übernimmt die Untergruppe von der Hauptorganisation.

Untergruppen erscheinen nur im Profil der Hauptorganisation, nicht in der Organisationsliste. Ihr eigenes Profil hat oben eine Kapsel, die zurück zur Hauptorganisation führt. Mitglieder, Sitzungen, Aufgaben und Dokumente pflegst du dort wie bei jeder Organisation. In der Karte „Begegnungen“ der Hauptorganisation nimmt der Schalter „Inkl. Untergruppen“ die Sitzungen der Untergruppen mit auf.

• Arten: Aufsichtsrat, Beirat, Vorstand, Verwaltungsrat, Ausschuss, Arbeitskreis, Abteilung, Team, Sonstiges.

Die Karte „Mitglieder & Rollen“ listet die aktuellen Mitglieder mit „Rolle · Ebene · Ort“ und dem Kennzeichen „Aktiv“. Tippe auf eine Person, um ihr Profil zu öffnen. Mit dem Suchfeld „Name oder Rolle suchen …“ und den Filter-Chips nach Rolle grenzt du die Liste ein; ein zweiter Tipp auf einen Chip hebt den Filter auf.

Zum Hinzufügen tippst du auf „+“ in der Karte oder auf „…“ › „Mitglied hinzufügen“. Trage oben die „Rolle“ ein (vorbelegt mit „Mitglied“), suche den Kontakt und tippe auf das grüne Plus. Ebene und Ort übernimmt die Rolle von der Organisation. Wer schon Mitglied ist, fehlt in der Auswahl. „Fertig“ schließt das Blatt.

• Mitglied entfernen: Zeile lange drücken › „Mitglied entfernen“ und bestätigen. Der Kontakt bleibt erhalten, nur seine Rolle in dieser Organisation entfällt.

Die Karte „Begegnungen“ zeigt die neuesten Sitzungen der Organisation mit Datum, Titel, Zahl der Teilnehmenden sowie der Anwesenden und Abwesenden. Ein Tipp öffnet die Begegnung. Darunter liegen drei Aktionen.

• „Sitzung erfassen“ öffnet eine neue Begegnung, die schon mit der Organisation verknüpft ist. Ihre Mitglieder stehen unter „Teilnehmer & Anwesenheit“. „Alle anwesend“ oder „Alle abwesend“ setzt den Status für alle; einzelne Personen korrigierst du danach.
• „Aus Kalender importieren“ übernimmt Termine aus deinem Kalender. Wähle oben den Kalender, markiere die Termine und tippe „Importieren (n)“. Die Organisation ist bereits zugeordnet; schon erfasste Termine sind als „Bereits erfasst“ gekennzeichnet.
• „Anwesenheitsmatrix öffnen“ zeigt Personen in Zeilen und Sitzungen in Spalten, je Zelle anwesend, abwesend oder unbekannt, rechts die Quote. Personen unter 50 % sind ab zwei gewerteten Sitzungen markiert. Über das Teilen-Symbol gibst du die Matrix als PDF weiter.

Die Karte „Aufgaben“ zeigt offene Aufgaben der Organisation, sortiert nach Priorität und Fälligkeit. Mit „Neue Aufgabe“ legst du eine an. Ein Tipp auf den Kreis hakt sie ab, ein Tipp auf die Zeile öffnet sie zum Bearbeiten. „Erledigte anzeigen“ blendet abgeschlossene Aufgaben ein.

Die Karte „Jubiläen“ sammelt Anlässe der Mitglieder in den nächsten zwölf Monaten: Geburtstage, Mandatsjubiläen und Lebensereignisse, jeweils mit Datum und Abstand in Tagen.

• Fehlt bei Rollen das Eintrittsdatum, erscheint der Hinweis „n Mandate ohne Eintrittsdatum“. Er öffnet den Assistenten „Eintrittsdaten ergänzen“: Wähle je Person das Datum und tippe „Speichern und weiter“ oder „Überspringen“. Ab diesem Datum berechnet Linknor die Mandatsjubiläen.

Die Karte „Dokumente & Inhalte“ listet alle Inhalte, die mit der Organisation verknüpft sind, die neuesten zuerst. Ein Tipp öffnet den Inhalt. Ab zwei Inhaltstypen filterst du über Chips wie „Dokument“ oder „Telefonat“. Langes Drücken bietet „Bearbeiten“, „Link öffnen“ und „Löschen“.

Im Kopf der Karte liegen drei Knöpfe. „Dokument hinzufügen“ und „Vorhandenen Inhalt zuweisen“ im Menü „…“ führen zu denselben Blättern.

• Dokument scannen: öffnet den Dokumentenscanner der Kamera. Der Scan landet als PDF im Posteingang und ist mit der Organisation verknüpft.
• Bestehenden Inhalt verknüpfen: öffnet „Inhalte zuweisen“. Markiere einen oder mehrere Inhalte und tippe „Zuweisen (n)“. Kapseln zeigen, mit welchen Organisationen ein Inhalt schon verknüpft ist.
• Neuen Inhalt erstellen: öffnet „Inhalt hinzufügen“ mit Kategorie, Titel, Text (auch per „Diktieren“), Bild, Datei und URL. Die Verknüpfung mit der Organisation ist bereits eingetragen.

Über „…“ › „PDF exportieren“ erstellst du ein PDF der Organisation. Linknor zeigt es in einer Vorschau. Über das Teilen-Symbol speicherst oder versendest du es mit den üblichen iOS-Möglichkeiten. Label, Logo und Briefkopf-Anschrift fließen in das Dokument ein.

• „Organisations-Übersicht“: Kerndaten, Kennzahlen und Mitgliederliste.
• „Voller Organisations-Report“: zusätzlich Begegnungen, Dokumente und Untergruppen.
• „Report mit Mitglieder-Profilen“: zusätzlich ein Profil je Mitglied.
• „Nur Mitgliederliste (kompakt)“: nur die Mitglieder in kurzer Form.
• „Mitgliederliste mit Profilen“: die Mitglieder mit ausführlichen Profilen.